会社の情報をまるごと Notion で管理する（無料テンプレート配布）

こんにちは！システムデザインワークスの山岸です。

弊社では、取引先・案件・保守契約・サブスクといった会社の情報を、すべて Notion で管理しています。今回、その構成をそのまま無料テンプレートとして公開しました。複製すれば今日からそのまま使えます。

こんな悩みはありませんか

• 取引先の連絡先や経緯が、担当者のメールと頭の中にしかない

• サブスクやライセンスの更新は、請求が来てから思い出す

• 案件や契約の一覧表が表計算ソフトにあるが、誰も更新していない

一つひとつは小さな不便ですが、「探す・聞く・思い出す」に毎日時間を取られます。なにより、情報が人に紐づいたままだと、その人が休んだ瞬間に業務が止まります。弊社も以前はそうでした。

解決策：台帳になる情報を Notion に集める

メールやチャットのような「流れる情報」は Google Workspace、取引先や契約のような「蓄積する台帳」は Notion——弊社はこう役割を分けています（Google Workspace への統合は以前の記事でご紹介しました）。

Notion を選んだ理由はシンプルで、台帳どうしを関連付け（リレーション）できるからです。取引先のページを開けば、その会社との案件・保守契約・先方の担当者が 1 画面に集まります。「この会社との取引、今どうなってる？」に即答できます。

テンプレートの中身

工夫したポイントは 3 つです。

1. 開けば目に入るダッシュボード — トップに「更新が近い契約」と売上グラフを配置。サブスクの更新漏れは「思い出す」のではなく「目に入る」仕組みで防ぎます

2. コストの自動計算 — 月額・年額の契約から月あたりのコストや期限を数式で自動算出。固定費が常に見えるので、使っていない契約の解約判断が早くなります

3. パスワードは置かない — 認証情報は 1Password などのパスワードマネージャーへ。台帳には「何を契約しているか」だけを置く線引きにしています

導入してから、「あれどこ？」と人に聞く場面はほぼなくなり、契約の更新漏れもゼロになりました。費用もかかっていません（無料プランから始められます）。

自社ではこんな管理も（開発会社の例）

テンプレートには含めていませんが、弊社では同じ仕組みを拡張して、開発会社ならではの管理にも使っています。

• サーバー・ドメインの一覧 — 運用中のサーバーと保有ドメインを台帳化。SSL 証明書やドメインの更新期限、どのサーバーでどのシステムが動いているかを一覧で管理しています

• FileMaker ソリューションの一覧 — 開発・納品したソリューションを台帳化し、どのサーバーにホストしているかをリレーションで紐付け。サーバーの保守や移転の際に、関係するお客様とシステムをすぐ確認できます

• FileMaker ライセンスの契約管理 — どのお客様が何ライセンスを契約中か、保守期限はいつかを一覧化。更新のご案内を漏らさず行えます

• ワンクリックでデータベースを開くショートカット — Notion の数式で FileMaker の URL スキーム（fmp://）を自動生成。一覧のリンクをクリックするだけで、対応するバージョンの FileMaker でそのデータベースが開きます。サーバー名やファイル名を調べて手で開く手間がなくなりました

Notion の良いところは、こうした拡張が専用システムの開発なしにできることです。管理したい項目が増えたら列を足すだけ。「この数字の推移が見たい」と思ったら、その場でグラフが作れます。テンプレートを土台に、ぜひ自社仕様に育ててみてください。

テンプレートの使い方

以下のリンクを開き、右上の「複製」ボタンを押すと、ご自身の Notion ワークスペースにコピーされます。

テンプレートを複製する（Notion）

• 動作イメージがつかめるよう、架空のサンプルデータを数件入れています（「※サンプルデータ」と明記。使い始める際に削除してください）

• 会社の規模や業種に合わせて、不要なデータベースは消し、必要な列は足してください。まず小さく使い始めて、運用しながら育てるのがおすすめです

ご相談お待ちしております。

社内の情報管理の整理や、Notion をはじめとした業務基盤の導入をご検討中でしたら、ぜひ一度ご相談ください。

システムデザインワークスでは、今回のような自社での実践に基づき、ツール選定から導入・定着、その先の業務システム開発まで一貫してサポートしております。栃木県でシステム開発・アプリ開発の会社をお探しの方は、お気軽にお問い合わせフォームよりご連絡ください。